Bộ Quy tắc Ứng xử dành cho Nhà cung cấp của Hiepphatfood Catering – Supplier Code of Conduct for Hiepphatfood Catering

Bộ Quy tắc Ứng xử dành cho Nhà cung cấp của Hiepphatfood Catering

Supplier Code of Conduct for Hiepphatfood Catering

Giới thiệu về chúng tôi. 

Công ty TNHH Thực Phẩm Hiệp Phát (Hiepphatfood Catering) là công ty Cung Cấp Suất Ăn cho các doanh nghiệp, trường học và bệnh viện tại Việt Nam.

Mục tiêu của chúng tôi là mang tới các Suất ăn an toàn, giàu dinh dưỡng và phù hợp tới các khách hàng của mình. Chúng tôi tự hào khi được phục vụ và chăm sóc bữa ăn của hàng chục ngàn đồng bào trên cả nước mỗi ngày.

Chúng tôi coi trọng công việc này và mong đợi nhận được điều tương tự từ những đối tác và các nhà cung cấp của mình.

Introduction:

Hiepphatfood Catering is a company specializing in providing meal services to businesses, schools, and hospitals in Vietnam.

Our goal is to deliver safe, nutritious, and suitable meals to our customers. We take pride in serving and taking care of the meals for tens of thousands of people across the country every day.

“We value this responsibility and expect the same level of commitment from our partners and suppliers.”

Kỳ vọng của chúng tôi.

Các nhà cung cấp, nhà thầu và bên thứ ba (“Nhà Cung Cấp”) đóng một vai trò quan trọng trong khả năng hoạt động và cung cấp Suất Ăn, Dịch vụ của Hiepphatfood Catering tới khách hàng. Hành động và sản phẩm của các Nhà Cung Cấp cũng phản ánh về Hiepphatfood Catering. Do đó, chúng tôi lựa chọn Nhà Cung Cấp một cách cẩn thận dựa trên chất lượng, sự phù hợp và quy trình chọn lọc. Hiepphatfood Catering mong muốn Nhà cung cấp cùng tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hành động theo cách phù hợp nhằm xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh.

Bộ quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp này xác định các yêu cầu thiết yếu nhất của Hiepphatfood Catering đối với Nhà Cung Cấp liên quan đến trách nhiệm của họ đối với Hiepphatfood Catering và các bên liên quan như khách hàng, xã hội và môi trường sống chung của chúng ta.

Đây là một phần của tài liệu tiêu chuẩn cho tất cả các hợp đồng mới và hợp đồng gia hạn, Nhà Cung Cấp phải xác nhận sự tuân thủ Bộ Quy tắc ứng xử dành cho Nhà cung cấp này.

Our Expectations:

Suppliers, contractors, and third parties (“Suppliers”) play a crucial role in the functioning and provision of meal services for Hiepphatfood Catering’s customers. The actions and products of Suppliers also reflect upon Hiepphatfood Catering. Therefore, we carefully select Suppliers based on quality, suitability, and selection processes. Hiepphatfood Catering expects Suppliers to comply with legal requirements and act in an appropriate manner to build a healthy business environment.

This Supplier Code of Conduct defines the essential requirements that Hiepphatfood Catering has for its Suppliers regarding their responsibilities towards Hiepphatfood Catering and relevant parties such as customers, society, and our shared living environment.

This is a standard document for all new contracts and contract renewals, and Suppliers must acknowledge their compliance with this Supplier Code of Conduct.

1. Liêm chính và Tuân thủ Pháp luật

Các nhà cung cấp được mong đợi: 

• Tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành bởi chính phủ Việt Nam.
• Nghiêm cấm hối lộ hoặc tham nhũng dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm hối lộ, các khoản tiền mua chuộc, tiền lại quả, các khoản tiền bôi trơn và ảnh hưởng không chính đáng khác của những người ra quyết định, cho dù là hướng tới các quan chức chính phủ hay những người khác.
• Không vi phạm luật cạnh tranh và chống độc quyền hoặc bất kỳ hạn chế trái pháp luật nào khác về cạnh tranh bình đẳng; ấn định giá, phân bổ thị trường hoặc khách hàng, phân chia thị trường hoặc gian lận giá thầu với các đối thủ cạnh tranh.
• Đảm bảo sổ sách và hồ sơ tài chính của họ tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và hồ sơ kinh doanh là đầy đủ, rõ ràng, minh bạch và phản ánh các giao dịch và khoản thanh toán thực tế.
• Duy trì tính bảo mật và không chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào về bất kỳ tài sản trí tuệ hoặc thông tin bí mật nào của Hiepphatfood Catering, bao gồm sản phẩm, chi phí, giá cả, chiến lược, quy trình, các mẹo khác.
• Đảm bảo rằng không có sản phẩm bị cấm nào có mặt hoặc được sử dụng trong các sản phẩm hoặc chuỗi cung ứng của mình cung cấp cho Hiepphatfood Catering.
• Đảm bảo có sẵn quy trình để thực hiện truy xuất nguồn gốc và xuất xứ của nguyên liệu trong chuỗi cung ứng của mình và cung cấp các biện pháp thẩm định của mình cho Hiepphatfood Catering khi được yêu cầu.

1. Integrity and Legal Compliance

Expected behavior for suppliers:                                                                                                                

• Comply with all laws and regulations currently in effect by the government of Vietnam.
• Prohibit any form of bribery or corruption, including bribes, kickbacks, payoffs, facilitation payments, and other undue influences to decision-makers, whether directed towards government officials or others.
• Not violate competition laws and antitrust laws or engage in any other unlawful restrictions on fair competition; fix prices, allocate markets or customers, divide markets, or engage in bid rigging with competing counterparts.
• Ensure their books and financial records adhere to generally accepted accounting principles, and their business records are complete, clear, transparent, and reflect actual transactions and payments.
• Maintain confidentiality and not share with any third party any intellectual property or confidential information of Hiepphatfood Catering, including products, costs, prices, strategies, processes, or other proprietary information.
• Ensure that no prohibited substances are present or used in their products or supply chains provided to Hiepphatfood Catering.
• Ensure the availability of procedures to trace the origin and source of their ingredients in their supply chain and provide their own assessments to Hiepphatfood Catering when requested.

1. Nhân quyền và Tiêu chuẩn Lao động

Hiepphatfood Catering cố gắng ngăn chặn các tác động bất lợi về nhân quyền có liên quan trực tiếp đến hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Cam kết của Hiepphatfood Catering đối với nhân quyền được thể hiện trong Chính sách Nhân quyền cũng như các chính sách và tuyên bố khác của công ty. Các vấn đề được đề cập đến bao gồm:

• Trả lương công bằng và thù lao bình đẳng.
• Thích hợp, An toàn, công việc tuân thủ luật lao động và việc làm hiện hành.
• Ngăn ngừa Phân biệt đối xử và Quấy rối.
• Tự do hiệp hội.
• Cấm Lao động trẻ em và Lao động Cưỡng bức.

Hiepphatfood Catering tuân thủ tất cả các luật hiện hành của chính phủ Việt Nam và các điều ước quốc tế liên quan đến nhân quyền, quyền xã hội và quyền lao động. Công ty tôn trọng chủ quyền của các quốc gia trên toàn thế giới và khẳng định trách nhiệm chính là bảo vệ nhân quyền của công dân.

Hiepphatfood Catering kỳ vọng các Nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hành động theo cách nhất quán với các giá trị của công ty, bao gồm:

• Nghiêm cấm Lao động Trẻ em và tuân thủ các yêu cầu về độ tuổi lao động do luật pháp Việt Nam và các công ước quốc tế quy định.
• Nghiêm cấm mọi hình thức lao động cưỡng bức hoặc bắt buộc, bao gồm: lao động tù nhân, lao động có khế ước, lao động lệ thuộc, lao động nô lệ hoặc bất kỳ hình thức buôn người nào.
• Thúc đẩy không phân biệt đối xử và tôn trọng nhân viên: Tất cả nhân viên phải được đối xử công bằng và tôn trọng. Các nguyên tắc về cơ hội và đối xử bình đẳng đối với nhân viên phải được áp dụng, không phân biệt màu da, chủng tộc, quốc tịch, dân tộc, đảng phái chính trị, nền tảng xã hội, khuyết tật, giới tính, bản dạng và xu hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng tôn giáo hoặc tuổi tác.
• Thúc đẩy một môi trường an toàn, bao gồm cả việc không khoan dung đối với bất kỳ cách đối xử không thể chấp nhận nào đối với các cá nhân, chẳng hạn như bạo hành tinh thần, quấy rối tình dục hoặc phân biệt đối xử bao gồm cử chỉ, ngôn ngữ và tiếp xúc cơ thể, đó là tình dục, ép buộc, đe dọa, lạm dụng hoặc bóc lột.
• Tuân thủ luật hiện hành và các quy định lao động theo ngành cụ thể về thời gian làm việc, bao gồm cả luật về làm thêm giờ.
• Cung cấp mức lương và phúc lợi, ít nhất là theo quy định của luật pháp quốc gia tương ứng, bao gồm cả luật lương tối thiểu, và phù hợp với thông lệ hiện có trong ngành và thị trường lao động địa phương.
• Công nhận, trong chừng mực pháp luật cho phép, quyền tự do lập hội và thương lượng tập thể của nhân viên.
• Thực hiện các biện pháp giám sát và ngăn chặn nạn buôn người trong hoạt động của công ty.

1. Human Rights and Labor Standards

Hiepphatfood Catering strives to prevent adverse impacts on human rights directly related to the company’s operations, products, or services. The commitment of Hiepphatfood Catering to human rights is reflected in the Human Rights Policy as well as other company policies and statements. The issues addressed include:

• Fair wages and equal remuneration.
• Appropriate, safe, and compliant work in accordance with labor laws and employment practices.
• Prevention of discrimination and harassment.
• Freedom of association.
• Prohibition of child labor and forced labor.

Hiepphatfood Catering complies with all existing laws of the government of Vietnam and relevant international conventions concerning human rights, social rights, and labor rights. The company respects the sovereignty of nations worldwide and affirms its primary responsibility to protect the human rights of its citizens.

Hiepphatfood Catering expects suppliers to comply with legal requirements and act consistently with the company’s values, including:

• Strict prohibition of child labor and compliance with age of labor requirements stipulated by Vietnamese law and international conventions.
• Strict prohibition of any form of forced or compulsory labor, including prison labor, bonded labor, indentured labor, slavery, or any form of human trafficking.
• Promotion of non-discrimination and respect for employees: All employees must be treated fairly and with respect. Principles of equal opportunity and equal treatment of employees regardless of race, ethnicity, nationality, social background, disability, gender, gender identity and sexual orientation, marital status, political affiliation, religious belief, or age must be applied.
• Promotion of a safe working environment, including zero tolerance for any unacceptable treatment of individuals, such as psychological abuse, sexual harassment, or discriminatory treatment including gestures, language, and physical contact, be it sexual, coercive, threatening, abusive, or exploitative.
• Compliance with labor laws and specific industry regulations regarding working time, including overtime laws.
• Providing wages and benefits at least as required by relevant national legislation, including minimum wage laws, and in line with prevailing practices in the industry and local labor market.
• Recognizing, to the extent permitted by law, the right to freedom of association and collective bargaining of employees.
• Implementing monitoring measures and preventing human trafficking in the company’s operations.

1. Sức khỏe, An toàn và Môi trường

Chính sách về Sức khỏe, An toàn & Môi trường (“HSE”) của Hiepphatfood Catering thể hiện tham vọng không có sự cố nào gây hại cho con người, cộng đồng hoặc môi trường. An toàn và trách nhiệm với môi trường là những giá trị cốt lõi mà Hiepphatfood Catering và các đối tác cùng theo đuổi, Hiepphatfood Catering liên tục làm việc để cải thiện văn hóa an toàn và hiệu suất của mình trong công việc.

Các nhà cung cấp được mong đợi: 

• Tuân thủ luật pháp, quy định và các chính sách hiện hành của Hiepphatfood Catering về sức khỏe, an toàn và môi trường.
• Ngừng một Công việc hoặc từ chối thực hiện công việc nếu công việc đó không thể được thực hiện một cách an toàn.
• Nắm bắt các Giá trị, Cam kết và Nguyên tắc An toàn của Hiepphatfood Catering và phản ánh chúng trong mọi khía cạnh công việc mà họ thực hiện.
• Cam kết liên tục cải thiện sức khỏe và an toàn lao động và bảo vệ môi trường.
• Sử dụng hoặc thiết lập một hệ thống quản lý sức khỏe, an toàn và môi trường nghề nghiệp thích hợp, hệ thống này sẽ bao gồm các khóa đào tạo nhân viên thường xuyên về các tiêu chuẩn đó.

1. Health, Safety, and Environment

The Health, Safety, and Environment (HSE) policy of Hiepphatfood Catering reflects the ambition to have no incidents that harm people, communities, or the environment. Safety and environmental responsibility are core values that Hiepphatfood Catering and its partners pursue together. Hiepphatfood Catering continually works to improve its safety culture and performance in the workplace.

Expected behavior for suppliers:

• Comply with the laws, regulations, and current policies of Hiepphatfood Catering regarding health, safety, and the environment.
• Stop a job or refuse to perform a task if it cannot be done safely.
• Understand and reflect Hiepphatfood Catering’s Values, Commitments, and Safety Principles in every aspect of their work.
• Commit to continuously improving occupational health and safety and protecting the environment.
• Use or establish an appropriate occupational health, safety, and environmental management system that includes regular training for employees on those standards.

1. Sự bền vững

Hiepphatfood Catering khuyến khích các chương trình phát triển Bền vững bao gồm: các sáng kiến, cũng như các mục tiêu trung và dài hạn trên tất cả các phương diện của công việc kinh doanh thực phẩm, dịch vụ catering:

• Các nhà cung cấp được kỳ vọng sẽ hỗ trợ các sáng kiến và mục tiêu của Hiepphatfood Catering liên quan đến cải thiện và nâng cao chất lượng phần ăn của công nhân, học sinh và bệnh nhân.
• Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển: Đảm bảo Nhà Cung Cấp luôn tiên phong và cập nhật những xu hướng mới nhất trong ngành công nghiệp thực phẩm. Điều này đảm bảo sự đổi mới và khả năng cung cấp các dịch vụ và sản phẩm mới, hấp dẫn khách hàng.
• Xây dựng mạng lưới đối tác và khách hàng: Mở rộng mạng lưới đối tác và khách hàng để tăng cường hợp tác và tạo ra cơ hội kinh doanh mới. Xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và lâu dài với khách hàng sẽ giúp tạo niềm tin và tăng cường lòng trung thành.
• Tập trung vào chất lượng và an toàn: Đặt chất lượng và an toàn thực phẩm lên hàng đầu. Áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng cao như ISO và HACCP để đảm bảo sự tin cậy từ khách hàng và tạo lòng yên tâm cho họ khi sử dụng dịch vụ của công ty.
• Đào tạo và phát triển nhân viên: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc. Tạo điều kiện để nhân viên tiếp tục học hỏi và phát triển kỹ năng sẽ giúp công ty thích ứng và thành công trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
• Thúc đẩy bền vững môi trường: Áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trường trong hoạt động kinh doanh. Sử dụng nguồn tài nguyên và năng lượng hiệu quả, giảm thiểu lượng chất thải và ô nhiễm để góp phần bảo vệ môi trường và tạo dựng hình ảnh xanh của công ty.

1. Sustainability

Hiepphatfood Catering promotes sustainable development programs, including initiatives and long-term goals across all aspects of its food and catering business:

• Suppliers are expected to support Hiepphatfood Catering’s initiatives and goals related to improving and enhancing the quality of meals for workers, students, and patients.
• Investment in research and development: Ensure that suppliers stay at the forefront and update themselves with the latest trends in the food industry. This ensures innovation and the ability to provide new services and products that appeal to customers.
• Building partner and customer networks: Expand partner and customer networks to enhance collaboration and create new business opportunities. Building reliable and long-term relationships with customers helps build trust and strengthen loyalty.
• Focus on quality and safety: Prioritize food quality and safety. Apply high-quality standards such as ISO and HACCP to ensure customer reliability and peace of mind when using the company’s services.
• Training and development of employees: Invest in training and developing employees to enhance their skills and work performance. Creating opportunities for employees to continue learning and developing skills helps the company adapt and succeed in a competitive business environment.
• Promoting environmental sustainability: Implement environmental protection measures in business operations. Use resources and energy efficiently, minimize waste and pollution to contribute to environmental protection and build the company’s green image.

1. Tuân thủ chuỗi cung ứng

• Hiepphatfood Catering cam kết duy trì mối quan hệ lâu dài với các Nhà cung cấp có đóng góp giá trị kinh doanh liên tục.
• Hiepphatfood Catering có quyền xác nhận dưới dạng bảng câu hỏi, đánh giá rủi ro hoặc kiểm toán. Nếu phát hiện ra bất kỳ sai lệch nào, Hiepphatfood Catering mong muốn các Nhà cung cấp của mình thực hiện hành động khắc phục trong khung thời gian hợp lý.
• Hiepphatfood Catering cam kết làm việc với các Nhà cung cấp về các biện pháp khắc phục thông qua xây dựng năng lực, giáo dục và đào tạo. Tuy nhiên, nếu không khắc phục được các trường hợp không tuân thủ nghiêm trọng và/hoặc cố ý, Hiepphatfood Catering có quyền chấm dứt mọi mối quan hệ kinh doanh.

Các nhà cung cấp được mong đợi:

• Cam kết các nỗ lực hợp lý để thực hiện các nguyên tắc của Bộ quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp này, hoặc các tiêu chuẩn hoặc quy tắc ngành tương đương, trong chuỗi cung ứng của chính các nhà cung cấp.
• Thiết lập các quy trình để thực hiện việc thẩm định trong chuỗi cung ứng của chính các nhà cung cấp.
• Thúc đẩy các nguyên tắc không phân biệt đối xử trong việc lựa chọn và đối xử với nhà cung cấp.
• Thiết lập và truyền đạt các cơ chế khiếu nại phù hợp để báo cáo bí mật về hành vi bất hợp pháp.
• Đáp ứng kịp thời các yêu cầu hoàn thành bất kỳ khóa đào tạo nào do Hiepphatfood đề nghị.
• Thực hiện các kế hoạch hành động khắc phục cho bất kỳ sai lệch hoặc không phù hợp nào đã được xác định.

1. Supply Chain Compliance

• Hiepphatfood Catering is committed to maintaining long-term relationships with suppliers who continuously contribute to its business value.
• Hiepphatfood Catering has the right to confirm through questionnaires, risk assessments, or audits. If any discrepancies are identified, Hiepphatfood Catering expects its suppliers to take corrective action within a reasonable timeframe.
• Hiepphatfood Catering is committed to working with suppliers on remediation measures through capacity building, education, and training. However, in cases of serious and/or deliberate non-compliance that cannot be rectified, Hiepphatfood Catering reserves the right to terminate any business relationships.

Suppliers are expected to:

• Commit reasonable efforts to comply with the principles of the Supplier Code of Conduct or equivalent industry standards or rules within their own supply chains.
• Establish processes to implement due diligence within their supply chains.
• Promote non-discrimination principles in supplier selection and treatment.
• Establish and communicate appropriate mechanisms for reporting confidentially on illegal or non-compliant behavior.
• Respond promptly to any training requirements recommended by Hiepphatfood.
• Implement corrective action plans for any identified discrepancies or non-compliance.

1. Cơ chế khiếu nại

Hiepphatfood Catering kỳ vọng sự tương tác minh bạch và tôn trọng giữa ban giám đốc, nhân viên của mình và Nhà cung cấp. Các bên nội bộ và bên ngoài có thể báo cáo một cách bí mật và/hoặc ẩn danh hành vi bị nghi ngờ là bất hợp pháp hoặc hành vi không phù hợp Bộ quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp này thông qua đường dây nóng:

1. Whistleblower Mechanism

Hiepphatfood Catering expects transparent and respectful interaction between its board of directors, employees, and suppliers. Internal and external parties can report suspected illegal or non-compliant behavior with the Supplier Code of Conduct through a hotline, ensuring confidentiality and/or anonymity.